Ak chceme zapísať účtovnú operáciu, potom musíme vedieť stĺpce v peňažnom denníku, kam musíme príslušné peniaze zapísať. Niekedy je tých zápisov pre jednu účtovnú operáciu ( je uvedná v jednom riadku peňažného denníka ) menej, niekedy viac a aj stĺpce sú rôzne. Preto v tomto programe je evidencia "Typy operácií v PD", kde sú zapísané všetky štandardné operácie vykonávané v našej organizácii. Medzi štandardné operácie napríklad patria : tržby v hotovosti za tovar, príjem v hotovosti za NHIM, príjem v hotovosti za materiál, výdaj v hotovosti za nakúpený tovar, výdaj v peňažnom ústave za prevádzkovú réžiu, výdaj v hotovosti za vyplatenú čistú mzdu, a iné.
Položky evidencie sú :
Číslo operácie v PD - číslo pohybu z číselníka "Typy operácií v PD"
Kolónka (číslo v PD) - číslo kolónky, kam sa zapíše suma. Za pomĺčkou program sám doplní názov
kolónky z číselníka "Skupiny kolóniek v PD".
Znamienko - označuje, či sa do príslušnej kolónky bude zapisovať suma s kladným znamienkom
(plusom), alebo so záporným (mínusom). Zapisujeme sem písmená
P - pre plus a
M - pre mínus.
Už po inštalácii je evidencia nastavená na štandardný rozpis pohybov. Užívateľ si môže túto evidenciu doplniť, alebo zmeniť, prípadne vymazať a napísať novú. Ak nebude meniť čísla kolóniek, je asi najmúdrejšie ponechať túto evidenciu, prípadne doplniť ju.
Ak začneme napríklad vykonávať nový druh činnosti, ktorej zápis do peňažného denníka ešte nie je štandardne popísaný, potom tejto operácii priradíme nové číslo v evidencii
"Typy operácií v PD". Jej presný popis, t.j. do ktorých kolóniek a s akým znamienkom sa zapíše peňažný obrat však musíme zapísať práve do evidencie "Rozpis operácie v PD".
Popíšme si zaevidovanie operácie "Dotácia pokladne - priebežné položky" pod evidenčným číslom 1. Vieme, že tento príjem musíme zapísať do stĺpca pre pokladňu - príjem (pretože sme prijali peniaze v hotovosti) a do stĺpca pre priebežné položky, pretože musíme čakať ešte na bankový doklad, kde bude zapísaný náš výber peňazí z nášho účtu. Vzhľadom na to, že program potrebuje jednoznačne vedieť o druhu pohybu peňazí, je nevyhnutnou podmienkou, aby peňažný denník mal stĺpec 70 vyhradený pre účely informácie o CELKOVOM PRÍJME zadávanej operácie a stĺpec 71 pre účely informácie CELKOVÝ VÝDAJ. Inak by program nemohol spoľahlivo pracovať. Keďže zaevidovaná operácia je operácia príjmu, potom musíme (vzhľadom na podmienku spoľahlivej činnosti programu ) vyplniť aj stĺpec číslo 70.
Najprv vôjdeme do evidencie "Typy operácií v PD" a zapíšeme novú operáciu číslo 1 s názvom "Dotácia pokladne - priebežné položky". Po voľbe "Pridanie" ju zapíšeme do tohto zoznamu.
A evidencia môže vyzerať nasledovne :
Po zaevidovaní novej operácie, pôjdeme zaevidovať všetky zápisy do peňažného denníka k nej patriace. Preto vôjdeme do evidencie "Rozpis operácie v PD" a začneme zapisovať rozpis našej operácie :
Vyberieme si voľbu "Pridanie", a do kolónky "Číslo operácie v PD" zapíšeme číslo našej operácie, teda číslo 1. Do kolónky "Kolónka (číslo v PD)" zadáme číslo prvého stĺpca, kam zapíšeme obrat, t.j. stĺpec pre PRÍJEM DO POKLADNE. Ak nevieme aké číslo stĺpca v peňažnom denníku patrí tomuto zápisu, potom stlačíme klávesu F6 a pred nami sa objaví zoznam všetkých stĺpcov v našom peňažnom denníku :
Ako vidíme, hľadaný stĺpec má číslo 1. Preto sa nastavíme naň a stlačíme klávesu Enter. Takto sa zapíše jeho číslo priamo do kolónky "Kolónka (číslo v PD)" v práve dopĺňanej evidencii "Číslo operácie v PD" a prejdeme na určenie znamienka zápisu zadaného obratu. Zadáme písmeno "P" ( ako "PLUS" ), pretože obrat bude zapísaný s rovnakým znamienkom, s akým bude zadaný obrat pri zadávaní novej operácie tohto typu. Takto máme zaevidovaný prvý zápis do peňažného denníka.
Druhý zápis opäť zaevidujeme po výbere voľby "Pridanie" a do kolónky "Číslo operácie v PD" zapíšeme opäť číslo našej operácie, teda číslo 1. Do kolónky "Kolónka (číslo v PD)" zadáme číslo druhého stĺpca, kam zapíšeme obrat, t.j. stĺpec pre PRIEBEŽNÉ POLOŽKY. Ak nevieme aké číslo stĺpca v peňažnom denníku patrí tomuto zápisu, potom stlačíme klávesu F6. Pred nami sa objaví zoznam všetkých stĺpcov v našom peňažnom denníku :
Ako vidíme, hľadaný stĺpec má číslo 60. Preto sa nastavíme naň a stlačíme klávesu Enter. Takto sa zapíše jeho číslo priamo do kolónky "Kolónka (číslo v PD)" v práve dopĺňanej evidencii "Číslo operácie v PD" a prejdeme na určenie znamienka zápisu zadaného obratu. Zadáme písmeno "P" ( ako "PLUS" ), pretože obrat bude zapísaný s rovnakým znamienkom, s akým bude zadaný obrat pri zadávaní novej operácie tohto typu. Takto máme zaevidovaný aj druhý zápis do peňažného denníka.
Nakoniec zaevidujeme ešte jeden zápis vyplývajúci z požiadavky korektnej činnosti programu. Keďže ide o príjem peňazí, potom to bude zápis do stĺpca PRÍJMY CELKOM. Keď sa pozrieme na horný obrázok, potom zistíme že k tomu slúži stĺpec číslo 70 v našom peňažnom denníku. Preto opäť vyberieme voľbu "Pridanie" a do kolónky "Číslo operácie v PD" zapíšeme opäť číslo našej operácie, teda číslo 1. Do kolónky "Kolónka (číslo v PD)" zadáme priamo číslo 70 ( keďže vieme že ide o stĺpec číslo 70 ), kam zapíšeme obrat. Do kolónky "Znamienko" dáme písmeno "P".
Týmto sme ukončili zaevidovanie novej operácie. Odteraz po zadaní operácie číslo 1, dátumu a hodnote peňažného obratu PROGRAM SÁM ZAPÍŠE ZADANÚ HODNOTU OBRATU DO PRÁVE URČENÝCH STĹPCOV PEŇAŽNÉHO DENNÍKA. Ak pri výpise zostavy peňažného denníka zistíme, že nami zadaná operácia nie je dobre zapísaná, STAČÍ AK ZMENÍME ROZPIS OPERÁCIE a v novej zostave peňažného denníka už budú zápisy patriace tejto operácii v tých stĺpcoch, ktoré sme jej pri oprave rozpisu určili.